GDPR teendők felhasználóink számára
Tisztelt Partnerünk,
A 2018. május 25. a GDPR (General Data Protection Regulation) rendelkezések hatályba lépnek. Az adatvédelmi irányelvek célja, hogy az egyének nagyobb fokú rendelkezést kapjanak az adataik felett. Az Online Munkaidő Nyilvántartó Rendszerben személyes adatok kezelése történik. Az OL Munkaidő kiemelten fontosnak tartja az adatok védelmét, ennek során a GDPR irányelveknek megfelelően járunk el.
Ezen az oldalon fontos információkat kap a GDPR miatt felmerülő hasznos teendőkkel kapcsolatban.
- Inaktív vagy aktív Felhasználónk?
Ha Önnek van aktív előfizetése bármely csomagunkra vagy 30 napnál korábban belépett rendszerünkbe a START csomagban, akkor Ön aktív Felhasználónk. Kérjük olvassa el a 4. pontot.
Ha az elmúlt 30 napban nem lépett be rendszerünkbe és nem használta, esetleg lejárt előfizetése van, akkor Ön INAKTÍV Felhasználónk. Ebben az esetben a 3. pontot olvassa el elsőként.
- Hogyan tudom meg, hogy AKTÍV vagy INAKTÍV Felhasználó vagyok?
Erről meggyőződhet, ha megpróbál belépni rendszerünkbe az email címével és jelszavával: https://olmunkaido.hu/ Jobb felső sarok Belépés fül. Válassza ki a csomagját majd lépjen be. Ha aktív ügyfelünk akkor a szokásos kezelőfelületet láthatja. Amennyiben INAKTÍV azt középen figyelmeztetésként jelezzük Önnek és a megadott email címére pedig küldtünk értesítő levelet is ezzel kapcsolatban.
- Miért fontos, hogy AKTÍV vagy INAKTÍV Felhasználó vagyok?
A GDPR szabályozás miatt csak és kizárólag az aktív Felhasználók adatait kezelhetjük.
Az INAKTÍV Felhasználók (és az esetleges partnercégeinek) adatait nem kezelhetjük és véglegesen, illetve visszaállíthatatlanul törölnünk kell a rendszerből!
- Mit tegyek, ha AKTÍV Felhasználó vagyok?
Amennyiben Ön aktív Felhasználónk, akkor nincs további teendője, az adatokat bármikor kezelheti. a megszokott módon. Felhívjuk figyelmét, hogy a GDPR miatt május 25-től Önnek is Adatvédelmi Tájékoztatóval kell rendelkeznie, amennyiben munkavállalói adatokat rögzít. A tájékoztatóban csak fel kell tüntetnie az Online Munkaidő Nyilvántartó alkalmazást, mint Adatfeldolgozót – ahol az adatok tárolásra kerülnek – de Ön lesz az Adatkezelő. Nézze meg a 11. pontot!
- Mit jelent az, hogy véglegesen törlik az adatokat a rendszerből?
Ez azt jelenti, hogy a rendszerben tárolt összes adatot (nevek személyi adatok, munkaidő adatok, alcégek, alcégek munkavállalói, azok időadatai, összesített adatok stb.) nem kezelhetjük, ezért teljes törléssel megsemmisítjük. Az adatok törlése után azok nem visszanyerhetőek és semmilyen módon nem visszaállíthatóak.
- Mit tegyek, ha INAKTÍV Felhasználóként szeretném az adatokat látni vagy exportálni?
Amennyiben szeretné rendszerünket továbbiakban használni kérjük rendelje meg az előfizetését a honlapunkon (www.olmunkaido.hu) 2018.05.25-ig.
Ha nem szeretné rendszerünket továbbra is használni, akkor az adatokat a következőkép tudja kezelni május 10-ig. (Felhívjuk figyelmét, hogy az adatkezeléshez a GDPR értelmében Önnek is megfelelő szabályzattal kell rendelkeznie). Első lépésben jelezzen az ugyfelszolgalat@olm.hu email címen, hogy időlegesen vissza aktiváljuk a fiókját. Az AKTÍV állapotról értesítjük, ez után lépjen be a megadott email címével és jelszavával, majd exportálja ki az adatokat.
Figyelem! Ezt kizárólag 2018. május 10-ig tudja megtenni. Az adatok ezután véglegesen törlésre kerülnek.
- Kit értesítünk az adatok törléséről?
A GDPR-al kapcsolatos teendőkről kizárólag a regisztrált Felhasználóinkat értesíthetjük. Ha tehát Ön használja vagy használta a rendszert, de más nevében akkor a regisztrált email címre megy az értesítés.
Amennyiben alcégek vannak a rendszerben kezelve vagy partnerei, akkor a jelenleg is hatályos adatvédelmi törvények miatt kizárólag a rendszer Felhasználóját értesíthetjük. Biztonsági okokból az alcégeket és a partnereit mi NEM értesíthetjük. Kérjük, hogy ebben az esetben -a hatályos adatvédelmi törvénynek megfelelően- Ön vegye fel a kapcsolatot az érintett cégekkel és szolgáltassa be az adatokat vagy törölje azokat.
- Korábban volt előfizetésem, de szeretnék START-ra váltani.
Korábbi előfizetés esetén az 5. pont alapján kell eljárnia. A START regisztráció csak ez után lehetséges és az adatok előfizetéses csomag esetén nem vihetőek át.
- Ritkán használom a rendszert, mit tegyek?
Amennyiben előfizetéssel rendelkezik (MINI, KÖNYVELŐI, KKV) akkor az előfizetés lejártáig AKTÍV Felhasználónk. Ha START csomagunkat használja akkor 30 naponként be kell jelentkeznie a rendszerbe, és ott műveleteket kell végeznie, hogy AKTÍV maradjon. Ellenkező esetben 2018. május 25. után a rendszerben tárolt adatokat törölnünk kell.
10. Hol tájékozódhatok a megújult adatvédelmi irányelvekről?
Kérjük, hogy a megújult Adatvédelmi tájékoztatónkat ide kattintva olvassa el. Hírleveleinkre való feliratkozáshoz pedig kérjük, hogy olvassa el hozzájáruló nyilatkozatát.
11. Adatfeldolgozás
Ha Ön rendszerünkben valós személyes és munkaügyi adatokat kezel akkor ez a GDPR hatálya alá esik. Ebben az esetben Ön az Adatkezelő és a Rendszerünk az Adatfeldolgozó. Az Adatfeldolgozó a megbízás alapján adatműveleteket végezhet. Önnek a saját adatvédelmi nyilvántartásában meg kell az OL Munkaidő Kft.-t jelölnie mint Adatfeldolgozót. Ehhez szükség van egy megbízásra amely rendelkezik a jogalapról, a kezelt adatok köréről és az azokkal végezhető műveletekről. Továbbá biztosítja Önt mint megbízót, hogy a Rendszerünk mindent megtesz az adatvédelem érdekében.
Új felhasználóink már a regisztráció során áttekinthetik és jóváhagyhatják ezt a dokumentumot. Meglévő partnereink pedig kérjük, hogy töltsék le innen és hagyják azt jóvá.
Ha további kérdése merülne fel az ingyenes ugyfelszolgalat@olmunkaido.hu email címen tudunk segíteni.
Megértését és közreműködését előre is köszönjük!
Az Online Munkaidő Nyilvántartó csapata