A munkaidő nyilvántartás helyes vezetése kulcsfontosságú tényező, mégis sokan elbuknak rajta! Egy munkaügyi ellenőrzés során akár milliós nagyságrendű pénzbüntetésre is számíthat az, aki nem megfelelő módon kezeli ezt. Nem beszélve a rengeteg belefektetett időről és pénzről! Ebben a cikkben bemutatjuk a fontosabb tudnivalókat és tippeket, hogyan lehet hatékonyan végezni!
Miről lesz szó ebben a bejegyzésben?
- Mi a munkaidő nyilvántartás?
- Miért kell vezetni?
- Milyen követelménynek kell megfelelnie?
- Milyen hibákat lehet elkövetni?
- Digitális megoldás a papír nélküli nyilvántartásra
Mi a munkaidő nyilvántartás?
Ahogy a nevében is benne van a munkaidő rögzítését, dokumentálását jelenti. Azaz a napi munka kezdetét és végét.
A munkaidő nyilvántartás azonban nem összekeverendő a jelenléti ívvel! Ez ugyanis a munkavállaló jelenlétének (a tényleges érkezés és távozás) idejét hivatott rögzíteni. Sajnos a két fogalmat mai napig szinonimaként használják, pedig a jelentésük a gyakorlatban teljesen eltér egymástól.
Miért kell munkaidő nyilvántartást vezetni?
Elsősorban azért, mert a vezetését törvény írja elő a munkáltató számára. Egyfajta adminisztrációs kötelezettség, melynek be nem tartása vagy helytelen vezetése szankciókat von maga után.
Ezen felül fontos szerepe van annak igazolására, ha a munkavállaló nem tartja be a számára előírt műszakot. Ugyanis a dolgozó ezen kötelezettségszegése azonnali felmondás indoka is lehet. Egy peres eljárás során a helyesen vezetett munkaidő jegyzék bizonyító erejű dokumentumként is szolgálhat.
Fontos tisztában lenni azzal, hogy a hatóságok ugyanúgy elfogadják az elektronikus formát, akárcsak a papír alapút. A munkaidő nyilvántartás vezetésének nincsenek jogszabályban meghatározott formai követelményei. Tehát a munkáltató szabadon választhatja meg, hogy napi, heti vagy havi bontásban vezeti-e, és hogy papíron vagy digitálisan tartja nyilván az alkalmazottak munkaidejét.
Amit a törvény meghatároz az az, hogy a nyilvántartás tartalmilag helyes és aktuális legyen, és egyértelmű információt közöljön az alkalmazott munka- és jelenléti idejéről. Vagyis ahogy a Munka Törvénykönyv 134. § megfogalmazza:
(1) A munkáltató nyilvántartja
a) a rendes és a rendkívüli munkaidő,
b) a készenlét,
c) a szabadság,
d) a 109. § (2) bekezdés, valamint a 135. § (3) bekezdés szerinti megállapodás alapján teljesített rendkívüli munkaidő tartamát.
(2) A nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is.
Tehát a 2. bekezdés előírja a jelenléti ív vezetését is. Ezt azonban nem kell a munkaidő nyilvántartástól külön nyomtatványon vezetni. Az adminisztráció történhet egy dokumentumon, viszont fontos, hogy evidensen tartalmazza, hogy a munkavállalónak mennyi az előírt munkaideje és mennyi a tényleges jelenléti ideje.
A nyilvántartás során elkövetett hibák
A legnagyobb hiba, amit a munkáltató elkövethet, ha egyáltalán nem vezet munkaidő nyilvántartást. Ezzel megszegi a törvény által megszabott egyik alapvető munkáltatói kötelezettségét. További hibának számít:
- ha nem tartalmaz minden kötelező elemet
- nem tartalmazza az összes munkavállalót
- nincs minden egyes rovat kitöltve
- hibás, valótlan adatok szerepelnek a dokumentumban
- jóval előre vagy utólag van kitöltve „valódi” adatokkal
- kettős (egy valós és egy hatóságok számára készült) munkaidő nyilvántartás vezetése
- nem megfelelő minta használata
- a munkaidő nyilvántartás és a jelenléti ív egyenlőnként való kezelése.
Digitalizált nyilvántartás
Ahogy már feljebb említettük a hatóságok elfogadják az elektronikus munkaidő nyilvántartást is. Ez azért is lényeges, mert az ilyen formában vezetett nyilvántartás határozottan csökkenti az erre fordított erőforrások mennyiségét.
Szerencsére ebben már korszerű és könnyen kezelhető szoftverek segítik a munkaügy feladatát. Ilyen testreszabott és hatékony digitális megoldást nyújt Önnek az Online Munkaidő Nyilvántartó Rendszer. Amivel egy 100 fős cégnél havonta akár több, mint 217 000 Ft is megspórolható, ráadásul kiküszöbölhetőek a nyilvántartás során elkövethető hibák.
A szoftver végtelenül egyszerű kezelőfelülettel rendelkezik, így bárki könnyen elsajátíthatja a papír nélküli nyilvántartás fortélyait.
A rendszerbe nagyon könnyen felvihetőek a munkavállalók és mindenkihez beállítható, hogy egyszerű munkarendben vagy munkaidőkeretben dolgozik-e.
Az egyszerű munkarend esetén akár egy évre előre is elkészíthetőek a beosztások, amelyet a szoftver automatikusan elkészíti. Ha időközben bármilyen eltérés merülne fel, pl. a távollétekben, azt manuálisan néhány kattintással javíthatja. Munkaidőkeret esetén az alkalmazás pedig a pótlékokat is automatikusan kiszámolja.
A KKV csomagban elérhető Jogász a gépben funkcióval mindent az aktuális törvényeknek megfelelően intézhet, mintha személyi jogász felügyelné a munkáját. Ezzel is biztosítva a hatékony és törvényes munkavégzést.
Regisztráljon az ingyenes START csomagunkra és próbálja ki a munkaügyi adminisztráció jövőjét!